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Der Arbeitgeber bezahlt eine Weiterbildung, wenige Monate später kündigt die Arbeitnehmerin. Muss sie die Kosten nun zurückzahlen? Die Antwort steht nicht allein in der Fortbildungsvereinbarung. Entscheidend ist, ob deren Rückzahlungsklausel rechtlich wirksam ist.

Vorformulierte Rückzahlungsklauseln unterliegen einer strengen Kontrolle. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat zuletzt erneut bestätigt: Eine Klausel kann unwirksam sein, obwohl der Arbeitgeber die Fortbildung tatsächlich bezahlt hat und die beschäftigte Person innerhalb der vereinbarten Bindungszeit kündigt. In dem entschiedenen Fall verlangte eine Pflegeeinrichtung 9.347 Euro zurück – ohne Erfolg.

Wann darf eine Rückzahlung vereinbart werden?

Eine Rückzahlung kommt grundsätzlich in Betracht, wenn die Fortbildung der beschäftigten Person einen beruflich verwertbaren Vorteil verschafft und die vereinbarte Bindungsdauer dazu in einem angemessenen Verhältnis steht. Auch die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und die Höhe der möglichen Forderung müssen fair und verständlich geregelt sein.

Für eine erste Prüfung sind fünf Fragen hilfreich:

1. Ist die Bindungsdauer angemessen?

Eine allgemeine Höchstgrenze von drei Jahren gibt es nicht. Die zulässige Dauer hängt insbesondere vom Umfang der Fortbildung und vom Wert der erworbenen Qualifikation ab. Das BAG arbeitet mit Richtwerten: Bei einer Fortbildung von bis zu einem Monat kommt regelmäßig eine Bindung von bis zu sechs Monaten in Betracht; bei einer Fortbildung von sechs Monaten bis zu einem Jahr können es bis zu drei Jahre sein. Bei besonders langen Ausbildungen kann auch eine längere Bindung zulässig sein. Die Umstände des Einzelfalls bleiben entscheidend.

2. Unterscheidet die Klausel nach dem Grund der Kündigung?

Eine Klausel darf die Kosten nicht unterschiedslos bei jeder Eigenkündigung zurückfordern. Kündigt jemand etwa wegen eines vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers, wäre es unangemessen, die Kosten der gescheiterten Bindung auf diese Person abzuwälzen.

Ebenso kommt es bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber darauf an, warum er kündigt. Das BAG hält eine Rückzahlung bei einer Arbeitgeberkündigung wegen schuldhafter Pflichtverletzungen der beschäftigten Person grundsätzlich für regelbar.

3. Was gilt bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit?

Besonders wichtig ist der Fall, dass eine beschäftigte Person die geschuldete Arbeit aus gesundheitlichen Gründen dauerhaft nicht mehr leisten kann und deshalb kündigt. Erfasst die Rückzahlungsklausel auch diesen Fall, kann sie unwirksam sein. Denn die Person müsste sonst im Arbeitsverhältnis bleiben, obwohl sie nicht mehr arbeiten kann, nur um die Rückzahlung zu vermeiden.

Das BAG hat diesen Grundsatz 2025 nochmals bestätigt. Schon eine missverständliche Formulierung wie „aus von der Arbeitnehmerin zu vertretenden Gründen“ kann problematisch sein, wenn sie eine solche Kündigung nicht eindeutig ausnimmt.

4. Ist erkennbar, welche Kosten zurückzuzahlen wären?

Die beschäftigte Person muss ihr finanzielles Risiko bei Abschluss der Vereinbarung einschätzen können. Dafür müssen die erstattungspflichtigen Kostenarten und ihre Berechnungsgrundlagen hinreichend klar bezeichnet sein. Eine pauschale Formulierung wie „sämtliche entstandenen Weiterbildungskosten“ kann zu unbestimmt sein – etwa wenn offenbleibt, ob auch Fahrtkosten, Unterkunft oder Vergütung während einer Freistellung erfasst sind.

5. Verringert sich die Forderung während der Bindungszeit?

Wer nach der Fortbildung noch für den Arbeitgeber gearbeitet hat, hat dessen Investition bereits teilweise zugutekommen lassen. Eine Rückzahlungsklausel sollte deshalb nachvollziehbar regeln, wie sich der Betrag mit fortschreitender Beschäftigung verringert. Welche Berechnung angemessen ist, hängt von der konkreten Vereinbarung ab. Auch die Höhe der Rückzahlungspflicht muss der beschäftigten Person zumutbar sein.

Kann ein Gericht eine fehlerhafte Klausel „retten“?

Bei vorformulierten Verträgen wird eine zu weit gefasste Rückzahlungsregelung grundsätzlich nicht einfach auf das rechtlich zulässige Maß zurückgeführt. Eine unwirksame Rückzahlungsbestimmung kann daher ersatzlos wegfallen. Das bedeutet aber nicht, dass jeder Fehler automatisch die gesamte Fortbildungsvereinbarung unwirksam macht. Ob andere, eigenständig formulierte Regelungen bestehen bleiben, ist gesondert zu prüfen.

Für die Praxis heißt das: Eine Zahlungsaufforderung sollte nicht ungeprüft akzeptiert werden. Umgekehrt sollten Arbeitgeber ältere Vertragsmuster überprüfen, bevor sie daraus eine Rückforderung geltend machen. Maßgeblich ist der genaue Wortlaut der Vereinbarung – nicht allein die Frage, wer gekündigt hat.

Rechtsanwalt Karsten Beinhorn, Fachanwalt für Arbeitsrecht